¿Profundizamos un poco más en la tercera categoría del Método KonMari™? Sí, eso es, estoy hablando de seleccionar y ordenar definitivamente tus papeles o documentos. ¿Qué te parece la idea? ¿Te gustaría tener un sistema sencillo para organizarte y que no te de pereza gestionar tu papeles? Pues lo tienes al alcance de la mano, quédate a leer el artículo😊👇🏽.
En el artículo anterior reflexionaba sobre algunos temas importantes relacionados con los papeles. Te recomiendo que le eches un vistazo, porque entre otras cosas encontrarás una lista de lo que entra en esta categoría, las diferentes funciones que pueden tener tus documentos y cómo preparar la sesión.
¿Continuamos? Se supone que en este punto ya has encontrado y apilado todos tus papeles y documentos, y que tienes todo a punto para empezar a trabajar. Como siempre, puedes hacer un pequeño ejercicio de concentración o algún ritual que te ayude a enfocarte (no más de 2 minutos).
POR DÓNDE EMPEZAR
¿Por dónde empiezo? Cuando me encuentro con mis clientas esta es la pregunta estrella. Mis clientas suelen estar entusiasmadas, expectantes, un poco nerviosas, e incluso, a veces con un poco de pereza o miedo. Pero no pasa da, todas esas emociones son normales durante este proceso.
Para empezar a ordenar tus papeles el primer paso siempre es revisarlos. Para ello te aconsejo que dividas tus papeles en subcategorías o en grupos más pequeños. Aquí te propongo una manera de dividir las categorías, pero siéntete libre de encontrar el sistema que mejor se adapte a tu realidad, ya que sólo tú conoces los papeles que posees. Una posible división sería:
- Imprescindibles: toda la documentación importante tipo títulos, contratos, documentos de identidad…
- Pasajeros: documentos administrativos que manejamos en el día a día como las facturas, nóminas, recibos, garantías, tickets…
- Prescindibles: bonos, propaganda, notas personales…
- Otros: apuntes de cursos y formaciones si no los has revisado antes (puede que lo hayas echo en la categoría de libros)…
Recuerda que en esta categoría existen ciertos papeles que pueden tener doble función o pertenecer a otra categoría (tienes la explicación al final del artículo anterior). Conocer claramente qué función tienen estos documentos para ti, te ayudará a trabajar con fluidez y con enfoque.
PRACTICIDAD ANTE TODO
No te agobies por no saber exactamente cómo dividir las subcategorías. Sigue tu intuición y si durante el proceso hay alguno que no te encaja, es tan sencillo como cambiarlo de grupo o dejarlo para el final. ¿Te acuerdas que cuando hablamos sobre la categoría ropa te mencionaba la zona gris? La zona gris es ese montón en el que vas dejando los objetos que sinceramente no sabes dónde encajan o si quieres mantenerlos o no. El truco es revisar estos objetos una vez hayas terminado de seleccionar el resto. Parece una tontada, pero este sencillo gesto te da la oportunidad de continuar avanzando sin bloquarte y entrenarte en elegir.
La categoría de papeles tiene una particularidad que la hace diferente a las demás: esta es la única categoría en el que a la hora de seleccionar tus objetos, debes hacer más caso a la razón que al corazón. Es verdad que en todas las categorías el sentido común y la practicidad juegan su papel pero siempre se prioriza la felicidad que te transmite.
En este caso sin embargo, por razones obvias, la manera de seleccionar los documentos es revisarlos con la mirada más objetiva posible.
LA INFORMACIÓN ES PODER
En este caso, conocer las leyes y tener algunas nociones básicas sobre administración puede ser de gran ayuda. No hace falta que te lies la manta, pero sí te recomiendo que antes de la sesión te informes sobre qué documentos deberías guardar y durante cuánto tiempo. Siempre que tengo una sesión con mis clientas reviso a ver si ha habido algún cambio sobre cuanto tiempo se deben guardar ciertos documentos. En este artículo no quiero arriesgarme a dar datos ya que pueden variar con el tiempo y crear confusión. Pero como es una búsqueda sencilla estoy segura que no tendrás ningún problema.
De todos modos, si durante la selección tienes alguna duda, te propongo dos opciones:
1// Como excepción puedes tener el móvil a mano y hacer la consulta al momento. Esto puede ser práctico para consultas sencillas.
2// Si no consigues una respuesta clara o sigues teniendo dudas, guarda el documento y consúltalo en una asesoría. Los asesores están especializados en estos temas y estarán encantados en ayudarte. Yo he tenido la suerte de trabajar en una asesoría durante un breve periodo y la verdad es que creo que pueden ser de gran ayuda. Más allá de sus tarifas, me parece super importante que encuentres una persona que te inspire confianza y a la que puedas preguntar todas tus dudas con sinceridad sin miedo a que te juzgue. Sé que a veces estos temas pueden sonar a chino-mandarín, así que no tengas problemas en que te lo explique de mil maneras diferentes hasta que lo entiendas completamente.
REDUCIR SU VOLUMEN
En esta categoría tienes que tener más cuidado que nunca en revisar cada papel a conciencia, no quiero que tires sin querer ningún documento importante.
No obstante, la clave para gestionar tus papeles con comodidad y sin pereza es reducir su volumen al máximo posible. Es decir, intentando ser lo más objetiva posible, tienes que tratar de descartar la mayor cantidad de papeles. Si tienes pocos documentos, siempre localizados y cómodamente ordenados, podrás decir adiós a la pereza y al miedo a enfrentarte a ellos.
Repite conmigo, la clave más importante: reducir al máximo el volumen. ¿Sí?
CÓMO ORDENAR TUS PAPELES
¿Has terminado la selección? ¡Brava! No ha sido tan difícil, ¿verdad? O quizá sí, pero en todo caso, reconoce el gran trabajo que estás haciendo.
Estoy segura de que estabas deseando llegar a esta parte para saber cual es la formula mágica para que tus papeles estén siempre ordenados. Espero no desilusionarte pero de mágico no tiene nada, se trata simplemente de hacerte la vida sencilla. Así de simple.
Para ello, Marie Kondo propone guardar todos tus documentos en 3 carpetas:
1// Permanentes: los documentos que tienes que guardar durante toda tu vida y que vas a consultar con poca frecuencia (títulos formativos, herencias, contratos de compra-venta y seguros relacionados con tus bienes…).
2// Temporales: son los demás documentos importantes. La diferencia es que estos hay que guardarlos sólo durante un tiempo (facturas, nóminas, garantías, informes…).
3// Pendientes: estos son los que tienes que gestionar con urgencia o a corto plazo (multas, recibos pendientes, cupones, tickets de regalo…).
La tercera carpeta (pendientes) debería estar casi siempre vacía. Si quieres que tus papeles estén siempre (o casi siempre) bajo control tu principal objetivo es tener esta carpeta bajo mínimos. Si está vacía es señal que estás manteniendo en orden tus documentos. Un hábito que puede ayudarte a ello es asignar un día fijo a la semana para revisar lo que haya en ella y agendar cuando gestionarlos (a mi me va genial revisarlo los viernes por la tarde que ya no tengo la cabeza para temas profundos y gestionarlos el lunes a primera hora -los lunes son otro momento que de normal estoy a medio gas-).
Puede que también tengas dudas en qué se diferencian la primera y segunda carpeta (permanentes y temporales). En ambos casos guardarás documentos importantes, pero la diferencia está en la frecuencia con la que los consultas o el tiempo que esos documentos permanecerán contigo. Hay documentos que quizá durante un tiempo deban estar en una carpeta y luego pasar a la otra. Por ejemplo, si estás buscando trabajo quizá tengas que guardar los títulos formativos en la carpeta de temporales. Cuando acabes la búsqueda, quizá prefieras transferirlos a la carpeta de permanentes.
Un documento típico de la carpeta de temporales son las facturas que ya has pagado. Estas facturas no las tienes que guardar para siempre pero sí durante un periodo de tiempo relativamente largo (en este momento recomiendan guardarlos durante 4 años para las personas físicas).
¿Lo ves más claro? Espero de corazón que sí. Aún así, si tienes cualquier duda escríbeme sin problemas e intentaré ayudarte en todo lo posible. Recuerda también que si te apetece podemos hacer tu proceso KonMari™ o alguna categoría en concreto juntas tanto en formato presencial como online.
Un abrazo
Fabuloso todo lo leído, para ponerlo en practica
Genial, Mamen! me alegro muchísimo de que te sirva❤️✨