Empezamos con la tercera categoría del Método KonMari™: los papeles o documentos. Dependiendo de cómo seas y, sobre todo, de cómo sea tu relación con este tipo de documentos, esta categoría podrá parecerte la cosa más sencilla del mundo. O justo todo lo contrario, puede que solo de pensar en revolver todos esos papeles te den ganas de meterlos en un armario cerrado bajo llave y salir corriendo. Pero, ey, ¡no pasa nada!
Cuando llego a esta categoría durante el proceso KonMari™ de mis clientas, mi único objetivo es hacer sencillo lo complicado. Para muchas de nosotras, a no ser que tengas estudios específicos sobre economía, administración o finanzas, o lleves años trabajando por tu cuenta y tengas el culo pelado de pelearte con los temas administrativos, la mayoría de los documentos nos suenan a chino-mandarín.
TU RELACIÓN CON LOS DOCUMENTOS
¿Has escuchado algún podcast en el que hayan entrevistado a alguna de tus emprendedoras/empresarias favoritas? ¿Te has fijado en qué es lo primero que suelen delegar cuando la empresa crece? ¿Sabes qué es lo que menos les gusta de su empresa normalmente? Llevar la contabilidad, hacer facturas, los trámites fiscales etc. Todo lo que está relacionado con la categoría de papeles. ¿Porqué será?
Creo que nuestra relación con los documentos está totalmente condicionado con cómo nos han educado. Si en clase de matemáticas en vez de enseñarnos algoritmos complicados nos enseñaran hacer balances de gastos e ingresos, preparar presupuestos, hacer la declaración de la renta etc. Si en algún momento durante la enseñanza básica nos acercaran el lenguaje administrativo y fiscal, estoy segura de que no sentiríamos este tema tan ajeno y, como consecuencia, dejaríamos de huir de ello.
¿METÓDICA O EVITADORA?
¿Te has planteado alguna vez qué tipo de persona eres respecto a esta categoría? ¿Eres una persona metódica en ese sentido o más bien evitadora? Seguramente todas las que estemos hoy aquí tenemos un poquito de las dos, aunque predomine un carácter. Puede depender también del momento que estés viviendo. O a veces, incluso las personas metódicas y super organizadas suelen caer en su propia trampa. Una de mis clientas, por ejemplo, había aprendido de su madre un sistema para organizar los papeles. Era un sistema bastante elaborado que le funcionó durante un tiempo pero después acabó sobrepasándole. ¿Te ha ocurrido esto alguna vez?
Tengo la sensación de que como los documentos parecen un tema complicado, a veces se tiene la idea de que la manera de ordenarlos y guardarlos también tiene que serlo. Y sin embargo, ¡es justo todo lo contrario! Si hay algo que me gusta de la propuesta de Marie Kondo sobre esta categoría es su sencillez. Nada de sistemas complejos, en el que tengas que guardar los papeles en carpetas, dentro de otras carpetas, dentro de otras con un sistema alfanumérico y dividido por colores. Eso está genial, si acaso, para las grandes empresas, pero en casa, para tu economía familiar o una empresa pequeñita, lo que necesitas es practicidad, sencillez e inmediatez ¿verdad?
QUÉ ENTRA DENTRO DE ESTA CATEGORÍA
En esta categoría entra todo lo que sea un documento o tenga formato de papel:
- Documento de identidad y pasaportes
- Títulos, certificados, notas escolares…
- Contratos de trabajo y nóminas
- Contratos de compra-venta o alquilieres, herencias…
- Seguros
- Facturas, tickets, recibos bancarios e impuestos
- Multas
- Cupones y bonos
- Garantías
- Tarjetas de regalo, tarjetas de empresa…
También pueden entrar en esta categoría todo lo que esté relacionado con el papel o la papelería*:
- Si no lo has hecho previamente en la categoría de libros, también podrías ordenar los apuntes de cursos y formaciones etc.
- Hojas, cuadernos, post-it, stickers…
- Sobres, carpetas, clasificadores…
- Agendas, bullets, planificadores…
- Lápices, bolígrafos, rotuladores…
- Borragomas, sacapuntas, tijeras, cúter, perforadores, clips, grapadora y grapas…
- Regla, compas, calculadora…
- Tarjetas, sellos…
- Papel y bolsas de regalo…
* Si no tienes tiempo o ganas, estas subcategorías también podrían entrar en la categoría de Komono. En caso de que en la categoría de la ropa hayas dejado sin ordenar las sábanas, mantas, toallas etc. (es decir, todo lo relacionado con el textil pero que no es ropa), esta sería la primera subcategoría de Komono. Seguido tendrías que ordenar las subcategorías relacionadas con el papel.
Los papeles son una de las cosas que más rápido se acumulan en casa, ¿verdad? Los papeles y las bolsas de plástico, por mucha conciencia que pongamos, es como si tuvieran vida propia, en cuanto te despistas has amontonado más de los que necesitas. Por ello, es importante estar atenta y darles un lugar específico en la casa. Así en todo momento sabrás cuanto tienes y podrás evitar que se acumulen sin necesidad.
PON ATENCIÓN A LA FUNCIÓN QUE CUMPLEN
Como sabes algunos objetos pueden tener doble función o pertenecer directamente a otra categoría. Te pongo dos ejemplos para que lo veas más claro:
Doble función: Una postal de (de vacaciones, de felicitación, de alguna celebración…) puede tener dos (o a veces incluso tres) funciones dependiendo del significado que tenga para ti. La función principal es la de comunicar y establecer relación entre dos o más personas. Por tanto, una vez que has recibido el mensaje, se puede decir que ha cumplido su cometido y, por lo tanto, podrías desecharlo.
Sin embargo, puede que esa postal en concreto te parezca estéticamente bonita o evocadora y quieras guardarlo para decorar algún rincón de tu casa para que aporte un extra de felicidad. Hay ya pasaría a ser un objeto decorativo y lo podrías revisar al final de Komono junto al resto de objetos decorativos.
Pertenecer a otra categoría: ¡que levante la mano la persona que haya guardado durante años el ticket de un concierto o una película que le ha emocionado profundamente! Tú sí, ¿verdad?. O imagina que entre tus papeles encuentras alguna carta o postal personal… ¿La pondrías al mismo nivel que la propaganda del super o una factura?
Todos estos casos, y seguro que algunos más que no he mencionado, pertenecen directamente a la categoría de objetos sentimentales a pesar de que tengan formato en papel. Por lo tanto, guárdalos automáticamente en una cajita a buen recaudo para cuando llegues a esa categoría. ¡Importante! Te desaconsejo totalmente que abras la carta o te pongas a leerlo. Sé que es super tentador… sí, de verdad que te comprendo, pero en esta categoría tiene que predominar tu parte más práctica y racional. Así que aparta la carta y guárdala con cariño y cuidado para cuando llegues al final del proceso.
En esta categoría más que nunca tienes que mantener la cabeza fría, la mirada objetiva y agilidad a la hora seleccionar los objetos.
PREPARAR LA SESIÓN
En el próximo artículo nos meteremos de lleno en lo que es la selección y el orden de tus papeles y documentos, pero antes de cerrar el post quiero darte algunos consejos para preparar la sesión.
Lo primero de todo, en caso de que hayas decidido hacer el proceso por tu cuenta, y al igual que en las categorías previas (ropa y libros), te recomiendo planificar la sesión como si fueras a trabajar con una profesional:
- Bloquea un día y unas horas concretas para realizar la sesión (4-5 horas deberían ser suficientes, quizá alguna más si tienes que hacer alguna consulta).
- Delega de responsabilidades en cuanto a cuidado de personas, mascotas etc. Este es un momento de autocuidado, un espacio para ti misma.
- Reserva un espacio donde puedas trabajar tranquila, sin distracciones e incluso, si puedes, pon el móvil en modo avión.
- Ten siempre a mano un cuaderno y bolígrafo para apuntar todas las ideas, creencias y descubrimientos que se te pasen por la cabeza.
- También necesitarás bolsas o cajas para guardar todos los documentos que descartes. Cuando acabes la sesión tendrás que encargarte de llevarlos a reciclar o destruirlos.
Además de ello, en esta categoría te recomiendo muchísimo que investigues un poco sobre la legislación del estado en el que vives. No hace falta que te saques un master en ello, pero te vendrá bien saber durante cuánto tiempo hay que guardar ciertos documentos, al menos los más comunes: contratos, facturas, recibos etc.
Por último, antes de la sesión tendrás que ocuparte de reunir todos los papeles y documentos que tienes esparcidos por toda la casa, el garaje, trastero etc. Quizá te toque revolver un poco la casa y los armarios buscando todos los papelitos que tendrás guardados, pero te prometo que merece la pena.
¿Qué tal llevas esta categoría? ¿Cómo te has quedado después de leer el artículo? ¿Te ha tranquilizado o sigues igual de agobiada que al principio? Espero de corazón que te haya servido para darte cuenta que gestionar los documentos es infinitamente más fácil de lo que parece.
En el próximo post hablaremos en profundidad de cómo seleccionar y ordenarlos. ¡No te lo pierdas! Deseo profundamente facilitarte su gestión y que nunca más te sientas agobiada por ellos, o mejor aún, que te diviertas ordenándolos😄💕✨
Un abrazo